Scène de vie de coach :

Le manager que j’accompagne est perplexe devant la manière dont l’un de ses collaborateurs gère ses priorités.

Il me dit que ce dernier n’arrive pas à identifier ce qui est réellement important. Il sélectionne ses priorités dans leur ordre d’arrivée et non en fonction de leur degré d’importance ou d’urgence. Concrètement il répond à la dernière demande sans tenir compte des précédentes.

Mon interlocuteur est perplexe car c’est un mode de fonctionnement qui lui est totalement étranger. Il ne sait donc pas comment l’aider et c’est la raison pour laquelle il m’en parle.

Je constate chez lui deux obstacles qui l’empêchent de soutenir son collaborateur. Le premier est qu’il a l’impression de dire des évidences en le conseillant sur ce sujet. Déterminer ses priorités lui parait tellement simple, qu’il ne voit pas où est la difficulté. Le deuxième obstacle est la peur que son aide soit perçue comme de l’ingérence. Ces deux obstacles font qu’il est gêné d’aborder ce sujet avec son collaborateur si bien qu’il ne le fait pas.

Il y a deux niveaux de réponse à cette problématique. Le premier est managérial et le deuxième concerne l’utilisation d’outils de gestion du temps. Et les deux sont complémentaires.

L’accompagnement managérial :

Il est indispensable que le manager fasse régulièrement le point avec son collaborateur lors d’un entretien formalisé. J’appelle ce type d’entretien un entretien de pilotage, certains de mes clients le nomme « One to one ».

Il consiste à aborder ce qu’il s’est passé depuis le dernier point : projets en cours, difficultés rencontrées, réussites…puis de préparer la période qui se terminera avec le prochain point. En fonction de l’autonomie de ses collaborateurs la fréquence peut varier entre une semaine et un mois. Les objectifs de ce RDV sont à la fois opérationnels car il permet de faire le point sur l’activité et motivationnels (pour en savoir plus sur la dimension motivationnelle : https://bit.ly/3U5ddaR)

C’est pendant cet entretien que manager et collaborateur s’accordent sur les priorités des prochaines semaines. Ce point formalisé permet au collaborateur d’identifier les paramètres à prendre en compte pour les déterminer.

Utiliser des outils de gestion du temps :

Le deuxième axe à travailler est l’accompagnement de son collaborateur dans l’utilisation d’outils de gestion du temps. Leur utilisation n’est pas innée et peut même être un repoussoir car vécue comme décourageante. Cela s’explique par le fait que les méthodes de gestion du temps sont souvent inefficaces car elles ont été élaborées par des personnes qui n’en avaient pas besoin.

Améliorer sa gestion du temps représente un gros effort pour certains et c’est probablement le cas pour ce collaborateur. C’est pourquoi il a besoin d’être encouragé.

Il est donc nécessaire que le manager lui montre les outils de la gestion du temps et surtout qu’il l’accompagne dans leur utilisation. Selon moi il y a trois outils indispensables : l’agenda, la Todo list et la matrice d’Eisenhower (pour distinguer l’important de l’urgent) qui permet justement d’établir ses priorités.

Comme pour toute nouvelle habitude, utiliser ces outils avec rigueur demande de la persévérance. C’est pourquoi il a besoin du soutien de son manager et il n’y a rien de gênant à cela.

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Le blog de Km30 c’est un article original sur le management et le leadership chaque lundi matin à 9h00.