Scène de vie de coach :

Comme souvent c’est l’animation d’un atelier de CoDéveloppement qui m’a donné l’idée de l’article de cette semaine. Le client chez qui il se déroule est une société de service, et j’anime ces ateliers depuis plusieurs années déjà.

La problématique managériale que l’un des participants soumet au groupe est : « Comment être exigeant avec un collaborateur surchargé ? »

C’est une vraie question car le manager voyant son collaborateur supporter une charge de travail importante peut avoir quelques scrupules à exprimer son insatisfaction vis-à-vis de résultats qui ne seraient pas à la hauteur de ceux attendus.

Cela d’autant plus qu’il est souvent difficile pour un manager d’apprécier la charge de travail de son équipe et d’estimer si elle est compatible avec un volume horaire raisonnable. Ce flou fait douter le manager sur la manière dont il doit intervenir.

Dans tous les cas, il doit prendre au sérieux la charge de travail, réelle ou perçue de son collaborateur car au-delà de questions organisationnelles ou de qualité du travail, exprimer une surcharge peut être une façon de lancer un appel au secours.

Tout d’abord pour éviter que ce type de situation ne se produise, il est utile de mettre en place des entretiens de pilotage. Si malgré tout elle se présente, alors il est nécessaire d’en parler de la manière la plus sincère possible.

L’intérêt de l’entretien de pilotage :

Le but de l’entretien de pilotage est de sortir du ressenti pour rendre la situation aussi objective et factuelle que possible. Cet entretien est composé d’un bilan de l’activité des dernières semaines puis d’une préparation des prochaines.

Ce rendez-vous doit être ritualisé et avoir lieu toutes les 4 à 6 semaines. Il permet au manager d’avoir une idée aussi claire que possible de la charge de travail de son équipe. Si cette photo de la situation n’est pas réalisée, le risque est de rester au niveau d’une appréciation globale et floue et d’empêcher ainsi la mise en place de plans d’actions concrets et adaptés.

Ce rendez-vous permet également au manager d’aider ses collaborateurs à prendre du recul sur leurs activités et les projets qu’ils mènent en définissant les priorités des prochaines semaines (deuxième partie de l’entretien). Cet entretien est encore plus utile dans une situation de management à distance. Dans ce cas, la période entre deux entretiens doit être réduite. Si ces entretiens sont mis en place, alors le manager ne devrait pas avoir de surprises importantes sur la quantité et la qualité du travail réalisé par son collaborateur.

Échanger avec son collaborateur :

Si le travail réalisé n’est pas à la hauteur des attentes du manager, celui-ci doit provoquer un entretien spécifique pour échanger avec son collaborateur, quelle que soit la charge de travail. Son objectif doit uniquement être de comprendre la situation et d’identifier les raisons qui l’ont provoquée. Pour cela chacun doit décrire la situation le plus factuellement possible, exprimer comment il la vit et enfin s’écouter. Une fois que les deux points de vue ont été compris de part et d’autre, alors manager et collaborateur peuvent chercher une solution qui leur convienne.

Malgré la charge de travail, manager et collaborateur doivent avoir un espace d’échange régulier afin que chacun puisse exprimer son attente vis-à-vis de l’autre. L’équipe peut ainsi continuer à avancer, quelles que soient les circonstances.

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Le blog de Km30, c’est un article original (presque) chaque lundi matin à 9h00.