Scène de vie de coach :

J’ai terminé la semaine passée un coaching dont l’objectif était d’aider un manager à retrouver la maîtrise de son temps. Il se sentait submergé de mails, de réunions, de sollicitations diverses au point d’avoir le sentiment que son temps ne lui appartenait plus.

Nous avons donc travaillé ensemble sur la détermination de ses priorités professionnelles, sur la manière de décliner des demandes ou de négocier des délais, sur le meilleur moment pour lire ses mails…. L’objectif étant de l’aider à retrouver un peu de respiration dans son emploi du temps.

Cette situation n’est bien entendu pas un cas isolé et beaucoup de managers partagent cette expérience, passant sans transition, du traitement de leur mails à la participation à des réunions puis enchainant sur une autre réunion. Ils ont ainsi le sentiment de ne plus avoir réellement le temps de travailler sur leurs projets. Sans oublier ceux qui lisent leurs mails en réunion pour essayer de gagner du temps. Beaucoup de managers ont ainsi le sentiment de ne plus être maitre de leur temps, ce qui est source de frustration et de stress.

Clarifier ses responsabilités :

J’ai également encouragé mon interlocuteur à faire clarifier par son manager ses attentes. Cette clarification est utile car elle permet de mettre de la cohérence dans le partage des responsabilités entre les membres de l’équipe et aussi avec le manager. La définition de ses attentes donne des repères pour savoir quelles missions refuser et lesquelles accepter. Cela permet de chasser les malentendus et les évidences qui n’en sont pas forcément pour tout le monde.

La clarification de ses missions est la première étape pour redevenir maitre de son temps. Elle permet de définir précisément sa contribution aux résultats de l’entreprise. Une frontière floue autour de ses responsabilités crée de la confusion et provoque perte d’énergie, inquiétude et erreur.

Un exercice pas toujours apprécié des managers :

Les managers ne voient pas toujours l’intérêt de définir précisément le périmètre de leurs responsabilités. Ils ont l’impression de perdre en marge de manœuvre et en liberté. Un cadre de responsabilités bien défini donne au contraire des marges de manœuvre car les managers savent alors précisément dans quels domaines prendre des initiatives, quels projets accepter et sélectionner les réunions auxquelles participer. Ayant l’appui de leur manager, ils se sentent légitimes pour accepter les missions qui relèvent de leurs responsabilités et refuser celles qui n’en font pas partie.

Prendre ses responsabilités mais rien que ses responsabilités.

En synthèse de ce coaching, je l’ai encouragé à « faire sa part ». Faire sa part signifie donner le meilleur de soi-même pour assumer toutes ses responsabilités, mais rien que ses responsabilités. Le coaching a révélé qu’il prenait régulièrement en charge des projets qui ne relevaient pas réellement de ses prérogatives. Mais ayant le souci de l’intérêt général, il les acceptait. Les managers dépensent parfois beaucoup d’énergie à mener des projets ou à résoudre des problèmes qui ne leur appartiennent pas. Ce qui nuit à leur efficacité et à leur bien-être.

Excellente semaine à chacun et à lundi prochain, 9h00.

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