Scène de vie :
Je forme régulièrement des managers, qu’ils soient de projets ou d’équipe, à l’animation de réunion. J’aborde les méthodes pour prendre des décisions en réunion. Lorsque je traite de ce point, les participants décrivent souvent un moment de solitude quand le moment de la décision arrive.
Souvent la seule décision prise est…..de ne pas prendre de décision, ou de programmer une autre réunion. Il peut être sage d’agir de la sorte, mais parfois, il est nécessaire de décider pour que le projet avance.
Petit tour de piste de nos principaux blocages à la prise de décision en réunion :
Quatre niveaux de blocage : organisationnel, politique, relationnel, personnel :
- La personne réellement décisionnaire n’est pas autour de la table : les participants à la réunion ne peuvent faire que des propositions au décideur final qui tranchera. Cette situation est décourageante car les participants n’ont pas réellement envie de contribuer sans savoir si leur proposition sera retenue. (blocage organisationnel)
- Des intérêts divergents entre deux services empêchent de trancher. (blocage politique)
- La peur de « braquer » un participant ou d’aller au conflit. L’animateur a conscience qu’aller vers la prise de décision risque de faire apparaitre des tensions. Il évite donc d’atteindre ce stade et prendra la décision plus tard, seul ou en petit comité. (blocage relationnel)
- L’impossibilité de trouver un consensus acceptable: chacun campe sur ses positions sans faire preuve d’adaptabilité. A ce stade les positions semblent irréconciliables, la situation est bloquée. (blocage personnel)
Les méthodes pour faciliter la décision :
- Lors de la préparation :
Faire en sorte que la personne décisionnaire soit présente. Si ce n’est pas le cas, il est indispensable d’être clair avec les participants sur l’objectif de la réunion : présenter une recommandation au décisionnaire qui tranchera.
- En début de réunion :
Clarifier le mode de décision et veiller à ce qu’il soit accepté par tous. Cela limite les jeux de pouvoir et évite qu’une personne bloque tout le processus.
- Deux exemples de méthodes de prise de décision :
- Le vote à majorité simple (plus de 50%) ou qualifiée (exemple : au moins les 2/3 des participants sont d’accord avec la proposition). C’est le plus simple à mettre en œuvre. Il permet d’aller vite, mais le risque est de faire naitre des frustrations chez les opposants. Méthode à utiliser lorsque l’enjeu est faible.
- Méthode du consensus : tout le monde est d’accord avec la proposition. Cela demande de faire plusieurs tours de table, où chacun s’exprime, complète, amende la proposition, jusqu’à l’atteinte du consensus.
Il permet de construire un haut niveau de confiance entre les participants et responsabilise chacun. La limite est que cela demande une grande maturité des participants pour qu’ils acceptent de faire évoluer leur position au profit de l’intérêt général. Ce processus peut prendre du temps, mais il est à utiliser pour les décisions à fort enjeu.
Une condition de réussite : quel que soit le mode de décision, tous les participants doivent ensuite être solidaires de la décision prise. La solidarité entre les participants est une bonne mesure de la cohésion de l’équipe, autre enjeu d’importance pour l’animateur de réunion.
Excellente semaine à chacun.
