Scène de vie de coach :

La semaine passée j’ai eu deux fois l’occasion d’évoquer chez des clients l’importance de l’animateur de réunion. C’est un sujet ultra-classique qui concerne la totalité des managers mais dans lequel les marges de progrès sont grandes.

La première fois, c’était lors d’une formation à la prise de parole en public. Les participants ont exprimé leur frustration quand ils doivent réduire leur temps d’intervention parce que la réunion prend du retard.

La deuxième fois c’était pendant une formation au management. Les participants ont évoqué les jeux de pouvoir qui ont lieu pendant certaines réunions et combien ils nuisent à l’efficacité et sont consommateurs d’énergie.

Que ce soit pour le retard ou pour les jeux de pouvoir, l’animateur porte malheureusement en partie la responsabilité de ce type de situation.

Les difficultés proviennent de son incapacité à poser et à faire respecter le cadre de la réunion, composé de quatre éléments : l’enjeu de la réunion, son objectif, l’ordre du jour et le timing. Que l’un d’entre-eux fasse défaut ou ne soit pas respecté, et c’est toute la réunion qui patine.

Il y a différentes méthodes pour animer une réunion et les formations sur ce sujet ne manquent pas. Mais quelles que soient les méthodes utilisées, les deux conditions pour être un animateur efficace sont d’être légitime dans son rôle et d’oser intervenir au bon moment pour faire respecter le cadre.

La légitimité de l’animateur :

Même si l’animateur maitrise toutes les méthodes pour animer les réunions avec brio, cela ne marchera que s’il se sent légitime dans son rôle et s’il est perçu comme tel par les participants. Il y a de nombreuses situations où il est de fait légitime. C’est par exemple le cas s’il est le manager des personnes présentes ou si le sujet de la réunion concerne un projet dont il est le responsable.

Si l’animateur n’est pas naturellement désigné par sa fonction, c’est aux participants de le choisir.

C’est-à-dire qu’ils nomment parmi eux un animateur. Cette pratique est rare et c’est dommage. Cela vient du fait que l’on a généralement une fausse image du rôle de l’animateur. Il est considéré comme celui qui prend le leadership sur les autres participants. Rien est plus faux.

Animer une réunion, c’est au contraire se mettre au service des participants pour faire en sorte que la réunion atteigne l’objectif fixé initialement. Animer n’est pas une prise de pouvoir mais un service.

Quand l’animateur est nommé par ses pairs, il acquière la légitimité pour jouer ce rôle.

Oser faire respecter le contrat :

Pour être efficace, l’animateur doit savoir intervenir au bon moment pour recentrer les échanges, donner la parole à un participant en retrait ou au contraire en faire taire un autre, plus volubile. Il doit avoir le sens du timing et intervenir sans hésitation.

Définir le cadre (enjeu, objectif, ordre du jour, timing) dès le début de la réunion facilite ses interventions ultérieures. Le cadre est comme un contrat passé entre l’animateur et les participants. Quand le contrat a été passé clairement, il est plus facile à rappeler à ceux qui en sortent.

Si aucun contrat n’est passé avec les participants, alors chacun peut faire ce qu’il veut. Il y a toutes les chances que la réunion dérape en prenant du retard ou soit soumise à des jeux de pouvoir.

Définir le cadre est justement la première expression de la légitimité de l’animateur.

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Le blog de Km30 c'est un article original sur le management et le leadership chaque lundi matin à 9h00.