Comment réussir à distance l’intégration d’un nouveau collaborateur?

Le 10 janvier 2021 par Arnaud Pottier accompagnement motivation prise de poste recrutement

Scène de vie de coach :

J’interviens dans une entreprise qui a mis en place le télétravail pour la quasi-totalité de ses salariés. Les règles sont strictes et il est impossible de revenir sur le site sans autorisation. Ce client est dans un secteur d’activité en pleine croissance et continue à recruter. Je rencontre quelques managers et ils me partagent leur inquiétude au sujet de l’intégration de ces nouveaux collaborateurs. Cette question est à fort enjeu pour eux car ils recrutent à un haut niveau d’expertise et chaque nouvel embauché est précieux.

Je comprends leur inquiétude car déjà en temps normal l’intégration est une phase à risque, mais à distance toutes les difficultés sont amplifiées.

Lors de la phase d’intégration, le manager doit avoir deux objectifs : montrer à son nouveau collaborateur qu’il est important et lui donner ses premiers repères. Comment faire dans une organisation en télétravail ?

Montrer qu’il est important :

Le nouvel embauché doit avoir les outils nécessaires pour travailler dès sa première minute dans l’entreprise. C’est-à-dire que le manager doit lui remettre son ordinateur, son adresse mail, son code d’accès,.. tout ce qui lui permet d’être opérationnel immédiatement. C’est vrai en présentiel, mais c’est devenu absolument indispensable en distanciel.

Cette remise de matériel, à l’idéal réalisée par le manager lui-même, est l’occasion d’un accueil « en vrai », tout de même plus chaleureux qu’à travers un écran.

Le nouveau collaborateur doit ensuite ressentir qu’il est attendu par l’équipe. Pour cela le manager aura dû préalablement veiller à prévenir chaque collaborateur de son arrivée. Dès le premier jour le manager doit organiser une réunion où le seul but est que chacun se présente afin de commencer à créer du lien, même virtuel.

Enfin, il est nécessaire que le manager lui consacre du temps pendant les premiers jours et montre sa disponibilité. Il peut également partager cette tâche avec une autre personne, qui sera une sorte de parrain pour le nouvel embauché.

Donner des repères :

Le manager ne réalise pas toujours à quel point un nouvel embauché peut être en perte de repères. La encore, le phénomène est amplifié par le contexte distanciel.

C’est pourquoi le manager doit lui préciser ce qu’il attend de lui et avec qui il va travailler lors de son parcours d’intégration. En fonction de la complexité du métier, le parcours d’intégration sera plus ou moins long, mais il est important que ce temps soit préparé avec soin, et comprenne des étapes intermédiaires.

Il ne suffit pas que le manager dise sa disponibilité, il faut également l’organiser de manière concrète. Il peut être difficile pour un collaborateur de solliciter son manager, surtout si celui-ci à l’air d’être occupé, et le contexte distanciel renforce cette difficulté. C’est pourquoi le manager doit lui réserver un point quotidien, voire plusieurs fois par jour pendant les premiers jours.

C’est dans la phase d’intégration que les défauts des pratiques managériales ressortent particulièrement. Si le manager a su continuer à faire vivre le lien avec ses collaborateurs et à structurer la vie de l’équipe malgré la distance, l’intégration d’un nouveau collaborateur se fera en douceur. Si ce n’est pas le cas, il est urgent que le manager profite de l’arrivée d’une nouvelle personne pour mettre en place cette façon de travailler.

Je vous suggère cette lecture complémentaire : intégrer une nouvelle personne dans l’équipe : http://km30.fr/blog/integration-reussie/

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