Quand deux responsables managent la même équipe.

Le 10 juillet 2017 par Arnaud Pottier management rituels de management

Scène de vie :

Dans l’entreprise dans laquelle j’interviens la culture est avant tout tournée vers la technique, dédiée au traitement de l’eau : production d’eau potable, acheminement, traitement des eaux usées… Les managers que je rencontre pilotent des techniciens dont le métier est la maintenance des réseaux. La spécificité de leur organisation est que les plannings d’intervention des techniciens ne sont pas réalisés par les managers, mais par des personnes dédiées à la gestion des plannings. L’objectif est de libérer les managers de la partie organisation afin qu’ils se consacrent essentiellement au management et au commercial. Par conséquent, au quotidien, les techniciens sont managés à la fois par les managers et par les gestionnaires pour la partie organisationnelle.
La condition d’efficacité de cette organisation est que le trinôme technicien-manager-gestionnaire fonctionne de manière optimale. Si ce n’est pas le cas, les sources d’erreurs, de malentendus, de tensions, voire de conflits sont nombreuses.
Quelles sont les conditions de réussite à ce type d’organisation où deux responsables interviennent sur la même personne ?

Définir les rôles de chacun :

Tout d’abord les périmètres de chacun doivent être précisés, le « qui fait quoi » défini et formalisé. Cela parait évident de le dire, mais cela ne l’est pas tant que ça dans les faits. Si les frontières sont floues, si chacun ne sait pas en quoi il est redevable vis-à-vis des deux autres, il y aura soit des attentes non satisfaites soit, au contraire, l’impression que l’autre empiète sur son territoire. Dans les deux cas, cela débouchera sur des tensions, des conflits et inévitablement sur de l’inefficacité.

Ritualiser les points de communication :

Une autre source de malentendu est que soumis à l’urgence, le trinôme ne communique pas assez. Une condition indispensable à la réussite de l’organisation est que des rituels de communication soient mis en place entre les trois acteurs. Si ce n’est pas le cas, il est tentant de se dire qu’il suffit de décrocher son téléphone lorsque l’on a quelque chose à se dire, mais dans les faits, ce type d’organisation ne permet que de gérer les urgences.
La communication se fait alors au coup par coup, généralement lorsque les choses ne vont pas, sans de suivi réel.
Il convient alors de déterminer des temps de rencontre où chaque acteur pourra communiquer avec les deux autres, en abordant tous les points nécessaires à leur efficacité et notamment ceux qui peuvent être anticipés.

Mieux se connaitre :

L’efficacité repose également sur les liens informels que chacun pourra tisser. La communication ne peut pas être orientée uniquement vers de l’opérationnel. La communication, c’est aussi passer ensemble des temps informels pour simplement mieux se connaitre. Les relations sont plus fluides, plus constructives s’il y a un certain niveau de connaissance mutuelle. Cela suppose souvent d’organiser l’informel…comme partager des repas où chacun aura l’occasion de mieux connaitre l’autre.

Faire preuve de cohésion :

Vis-à-vis des techniciens, la cohésion doit être sans faille entre le manager et le gestionnaire.
Il est normal qu’il y ait des divergences entre les deux responsables mais il est indispensable que le technicien n’en soit pas témoin. Le manque de cohésion entre les deux responsables fera apparaitre chez le technicien un sentiment de confusion puis d’insécurité. Dans ce cas, il y a toutes les chances qu’il cherche, consciemment ou inconsciemment, à prendre le pouvoir afin de retrouver de la stabilité.
En conclusion, une organisation à deux managers peut fonctionner si certains critères sont respectés. Cela relève de la responsabilité de chacun de s’engager dans ce sens, pour un maximum d’efficacité mais aussi de bien-être.
Excellente semaine à chacun.

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