Scène de vie de coach :

La semaine passée, j’ai rencontré un manager qui se décrivait lui-même comme un manager pompier. Pour que son service tourne, il doit quotidiennement combler le manque d’effectifs en réalisant des tâches qui normalement incombent à ses collaborateurs. Il est donc sur tous les fronts. Il arrive tôt le matin et repart tard le soir. Et cela ne suffit pas.

Je constate que le tourbillon d’activités le rend moins lucide pour déterminer ses priorités. Si bien qu’il exécute les tâches les unes après les autres sans discerner leur degré d’urgence ou d’importance. Ce manque de lucidité est tout à fait compréhensible. Sous la pression de l’urgence, il est difficile de garder la tête froide.

Il n’est pas simple de sortir de ce type de situation. Par manque de lucidité bien sûr, mais ce n’est pas la seule raison. Aussi étonnant que cela puisse paraitre, il y a une certaine ivresse à fonctionner de cette manière. Faire le pompier, c’est se sentir important voire indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. De plus, cela crée un certain confort car cela évite de devoir décider. En situation d’urgence, ce sont les événements qui décident et non plus le manager. Il n’a plus qu’à se laisser porter. C’est un peu comme l’ivresse des profondeurs. Cela peut être grisant mais c’est mortel.

Selon moi il y a deux types d’actions à mener pour sortir de cette situation : utiliser des outils de gestion du temps et demander du soutien.

Utiliser des outils externes :

Quand on vit en mode urgence, il est difficile de distinguer ses priorités. Comme tout est devenu urgent, la notion d’important disparait. Alors que dans ce contexte, il est essentiel d’identifier ses priorités. En effet dans la mesure où il est impossible de tout faire pendant le temps disponible, il faut identifier les actions dont la valeur ajoutée est la plus forte.

C’est pourquoi le manager doit s’appuyer sur un système d’organisation externe pour l’aider à prioriser et aussi pour alléger sa charge mentale.

Cela suppose de noter un maximum de choses pour ne pas obliger son cerveau à les mémoriser avec en plus, une fiabilité incertaine.

Je préconise l’utilisation de trois outils de gestion du temps : l’agenda pour y inscrire les rendez-vous, la Todo list pour noter les choses à faire, classées par grandes catégories et la Matrice d’Eisenhower pour distinguer l’urgent de l’important et savoir comment le traiter.

Demander du soutien :

Le deuxième point est de ne pas rester seul face aux défis que génère un contexte d’urgence. Un certain nombre de managers mettent un point d’honneur à vouloir s’en sortir seul. Ils imaginent à tort que c’est leur rôle, que c’est ce qui est attendu d’eux. Trouver des solutions relève bien entendu de leur responsabilité mais il est risqué de rester seul. Ils mettent en jeu leur santé mentale et perdent en efficacité opérationnelle.

Ils disposent de deux types de soutien : celui de leur manager et celui de leur équipe. Leur manager peut les aider à prendre du recul et éventuellement mettre des moyens à leur disposition.

Impliquer l’équipe permet d’une part de trouver des solutions plus créatives pour sortir de ce contexte et d’autre part de la mobiliser face aux enjeux.

Pour que cela fonctionne, il faut que mon interlocuteur accepte de travailler différemment. Ce qui compliqué quand l’urgence le pousse à faire ce qu’il connait. Ce qui est faussement rassurant.

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Le blog de Km30 c’est un article original sur le management et le leadership chaque lundi matin à 9h00.