Scène de vie de coach :

Le manager que je coache met un point d’honneur à être accessible pour l’ensemble de ses équipes. Et comme il est le directeur d’un site logistique important, cela représente beaucoup de personnes. Il montre sa disponibilité en laissant la plupart du temps la porte de son bureau ouverte. Ce n’est pas qu’un symbole. Ses collaborateurs peuvent réellement venir lui parler, quel que soit leur niveau hiérarchique.

Cette pratique le rend proche de ses équipes et elle lui permet d’être rapidement au courant des problèmes de l’entrepôt.

Mais cette accessibilité est devenue un inconvénient. Il est tout d’abord interrompu régulièrement dans son travail, ce qui nuit à sa productivité. De plus, il court-circuite malgré lui ses collaborateurs directs quand les membres de leur équipe viennent dans son bureau.

Il se rend compte pendant notre échange que paradoxalement sa grande accessibilité nuit à sa disponibilité. En effet, cette sur-sollicitation est devenue pour lui une nuisance car il se retrouve à traiter des problèmes qui de relèvent pas de son niveau hiérarchique. Il est finalement agacé par ses collaborateurs qui viennent le voir pour des points de détail.

Une question de représentation :

Être accessible ne signifie pas être disponible. L’accessibilité relève de la spontanéité alors que la disponibilité s’organise. Mon interlocuteur doit admettre et ses collaborateurs avec lui, qu’il y a des moments où il est effectivement disponible, et d’autre où il ne l’est pas. Quitte à mettre de la distance avec son équipe.

Cette question est au cœur du problème. Un certain nombre de managers aiment être proches de leur équipe. Ce qui n’est pas un problème en soi mais cela le devient quand cette proximité crée de la dépendance entre les collaborateurs et leur manager. La conséquence est que toutes les décisions passent par le manager et il règle tous les problèmes de l’équipe. Cette situation est créée par le manager lui-même car elle correspond à tort à la représentation qu’il se fait de son rôle : un manager se doit d’être accessible pour résoudre les problèmes de ses collaborateurs.

Savoir mettre de la distance :

Pour préserver leur productivité et rendre leur équipe autonome les managers ont besoin de mettre une certaine distance avec elle.

Cela d’autant plus que ce n’est pas une bonne chose que les collaborateurs considèrent que le manager peut être interrompu à tout moment. C’est dévaloriser son temps et ne pas respecter son besoin de ne pas être interrompu. Cela laisse penser que le sujet sur lequel travaille le manager n’est pas important.

C’est pourquoi il est légitime que le manager reporte la sollicitation d’un collaborateur.

Pour cela, j’ai invité mon interlocuteur à se poser trois questions avant de répondre à un collaborateur :

Suis-je disponible ?

Suis-je le bon interlocuteur ?

Quel est le degré d’urgence pour mon collaborateur ?

C’est seulement en mettant en place ce questionnement qu’il pourra être réellement disponible pour ses collaborateurs car les conditions seront vraiment réunies.

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Le blog de Km30 c’est un article original sur le management et le leadership chaque lundi matin à 9h00.