Être sûr de s’attaquer au bon problème !

Le 24 mai 2021 par Arnaud Pottier coopération objectif projet Stress

 

Scène de vie de coach :

J’accompagne actuellement un petit groupe de managers en phase d’évolution professionnelle. Pour faciliter cette transition, leur entreprise les fait participer à un cursus de formations dans lequel il y a un volet pratique. Il consiste à identifier une situation problématique observée dans leur environnement puis de conduire un projet visant à la résoudre. L’objectif de cet exercice est de leur donner du recul sur leur métier et de les entrainer à utiliser les outils de la conduite de projet.

Mon intervention consiste précisément à les aider à progresser dans leur rôle de chef de projet.

Quelques semaines après le début de cet accompagnement, je prends conscience que ma valeur ajoutée est d’abord d’aider les managers à préciser le problème qu’ils cherchent à résoudre. En effet, je constate que chacun d’entre-eux a plongé trop rapidement dans la mise en œuvre du projet sans réellement prendre le temps de la réflexion nécessaire. La conséquence est qu’ils ne savent pas vraiment quel problème ils doivent résoudre.

Cette situation m’a rappelé combien il était important pour un manager et son équipe de préciser le problème qu’ils rencontrent avant de se lancer dans sa résolution puis d’en déterminer les causes.

C’est quoi un problème ?

Un problème est défini par l’écart entre une situation constatée et une situation idéale. Les deux situations doivent alors être également précisées.

Il faut d’abord prendre le temps de définir la situation constatée. Décrire factuellement une situation n’est pas si simple. Cela demande une observation fine de l’existant et éventuellement d’impliquer les personnes concernées afin de bénéficier de plusieurs points de vue.

Une fois le problème précisé, il est nécessaire de se demander en quoi la situation qui pose un problème est… problématique. Cette question conduit naturellement à la réflexion sur la situation idéale et la détermination de ses caractéristiques.

Résoudre le problème consiste ensuite à mettre en place des actions dont l’objectif est de réduire l’écart entre les deux situations.

Quelles en sont les causes ?

La situation constatée étant décrite aussi précisément que possible, le manager peut ensuite s’attaquer aux véritables causes qui ont conduit la situation à être ce qu’elle est.

Sur ce sujet, l’accompagnement de ces managers m’a permis de faire le constat suivant : ceux qui ont impliqué un maximum d’acteurs pour réfléchir aux causes du problèmes sont ceux qui ont mené la meilleure analyse. Alors que ceux qui ont privilégié une réflexion solitaire ont abouti à une analyse superficielle. Il est vrai que la tentation est grande, quand les managers sont pressés par le temps, de réfléchir seul. La conséquence est qu’ils se privent d’autres angles de vue et risquent de tomber dans le piège de la simplification.

Dans cette démarche préalable à l’élaboration d’un projet dont l’objectif est de résoudre une situation problématique, il faut accepter d’avoir l’impression de perdre du temps en impliquant les acteurs concernés pour ensuite en gagner au moment de la mise en œuvre.

Le blog de Km30, c’est un article original chaque lundi matin à 9h00

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