Scène de vie de coach :
Je forme régulièrement des managers à la conduite de projets. Ce n’est pas véritablement leur cœur de métier mais il leur arrive de mener des projets dans le cadre de leur rôle de manager. Ce sont des projets relativement simples mais qui demandent néanmoins de la méthode.
Ces formations me donnent l’occasion de constater que les managers n’investissent pas assez une dimension du leadership qu’est le pilotage de processus. Le processus se définit par les étapes indispensables pour travailler à plusieurs de manière efficace. Le processus est particulièrement nécessaire dans la conduite de projets car il définit les jalons par lesquels passer pour obtenir un résultat.
Malheureusement, les managers ne sont généralement pas assez formés pour piloter des processus. Et quand ils connaissent des méthodes, elles ne leur sont pas suffisamment familières pour qu’ils les utilisent avec aisance. Pire, certains ne se rendent pas compte de l’importance du processus et agissent « comme ils le sentent » sans avoir recours à des méthodes.
Pourquoi accorder de l’importance au processus ?
Le premier intérêt de maitriser le pilotage de processus est d’être aussi efficient que possible dans les actions menées.
Les managers ont généralement trop peu de ressources à leur disposition pour les gaspiller en perdant du temps à résoudre un problème ou à conduire un projet.
Un autre intérêt du processus est de rendre l’équipe autonome car chacun sait ce qu’il doit faire sans avoir recours systématiquement au chef de projet.
Enfin, un dernier intérêt du processus est qu’il renforce le leadership du manager car son utilisation donne des repères à l’équipe. Un manager qui montre qu’il sait où il va en séquençant le travail en étapes est davantage suivi qu’un manager pour qui ne le fait pas.
Le processus, de quoi parle-t-on ?.
Les processus se cachent un peu partout dans l’animation d’une équipe. Par exemple, lors d’une réunion le processus est tout simplement l’ordre du jour. La réunion est finalement une sorte de mini projet qui doit conduire à un résultat.
L’animation d’un brainstorming requiert également un processus afin qu’il débouche sur des éléments concrets. Le CoDéveloppement est un parfait exemple ou le processus permet de produire un résultat dans un temps relativement court sur des sujets extrêmement variés.
Le manager devrait également avoir des méthodes qui lui permettent d’analyser une situation. Je pense à des outils comme les 5 why, le QQOQCP, le SWOT. Ce sont des outils simples et très efficaces.
Des outils de processus sont également nécessaires pour mettre en œuvre les plans d’actions qui constituent le projet. Je peux citer le KISS, la matrice d’Eisenhower ou encore le RACI. Ce sont des outils utiles pour s’assurer de l’efficacités des plans d’actions. Il y a des entreprises où ces outils sont archiconnus alors dans d’autres, les managers ne savent pas de quoi je parle lorsque je les aborde.
Ce ne sont que des exemples car il existe de multiples méthodes pour conduire un processus qui, comme je l’ai dit, se cache un peu partout dans l’animation de l’équipe.
J’encourage toujours les managers à remplir leur boite à outils de ce type de méthode s’ils veulent développer leur leadership en donnant des repères à l’équipe.
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