Scène de vie :
Tour de table final d’une formation dont le thème est « animer des réunions efficaces». Tout un programme … Je demande aux participants ce que la formation leur a apporté, ce qui leur sera utile dans leur métier. Beaucoup disent que c’est d’avoir appris comment faire une introduction qui les aidera le plus.
La plupart du temps les animateurs de réunion ne font pas d’introduction. La réunion commence directement par le premier point de l’ordre du jour. Il est pourtant nécessaire d’en rappeler l’objectif, les enjeux, d’informer les participants sur la manière dont elle va se dérouler. L’objectif de l’introduction est double : susciter l’intérêt des participants et les informer sur le déroulement de la réunion. Cela renvoie directement aux deux responsabilités majeures de l’animateur.
Pourquoi on est là ?
Sa première responsabilité est de déterminer l’objectif de la réunion, de le faire vivre, de veiller à ce qu’il soit atteint. Je suis presque gêné de rappeler cela en formation tellement cela semble évident. Et pourtant, bien des réunions ont un objectif indéfini, flou où certains participants se demandent pourquoi ils sont là. Donner et affirmer l’objectif et les enjeux de la réunion permet de donner du sens à la présence des participants. Ainsi ils peuvent contribuer à l’objectif, trouver une place dans le groupe, s’inclure dans l’équipe constituée autour de l’objectif. Même si l’équipe n’existe que le temps de la réunion.
Si l’objectif n’est pas clair, mal partagé, il est impossible pour les participants de contribuer de manière efficace.
L’objectif doit donc être le fil rouge de la réunion.
Comment on travaille ensemble ?
La deuxième responsabilité de l’animateur est de déterminer comment les participants vont travailler ensemble. Quel chemin prendre pour que l’objectif soit atteint ? Cela comprend l’ordre du jour, le temps accordé à chaque partie, l’organisation des différentes interventions, la manière dont les échanges sont organisés …. Trop souvent l’animateur se contente de dérouler l’ordre du jour. Même si la réunion ne se passe pas comme prévu, cela permet d’avoir des repères.
Les participants étant informés du mode de déroulement de la réunion, ils sont mentalement plus disponibles pour s’y impliquer.
Un peu de méthode :
Ma première expérience professionnelle était dans le domaine du sport, et c’est là que j’ai appris à faire une introduction. J’ai toujours conservé cette méthode qui me parait des plus efficaces car elle permet à l’animateur de mettre en œuvre les deux responsabilités développées précédemment.
Sujet de la réunion : le thème traité, le contexte, les enjeux de la réunion.
Pourquoi : l’objectif de la réunion.
Organisation : comment la réunion va se dérouler, les différentes interventions, le timing, mais aussi les règles de fonctionnement….tous les aspects pratiques.
Rôle des participants : ce que l’animateur attend des participants.
Tout est clair ? : c’est la validation. L’animateur vérifie si les participants ont des questions, si l’on peut commencer la réunion.
Grâce au moyen mnémotechnique S.P.O.R.T., je n’oublie aucune étape.
Préparer une introduction demande effectivement du temps, mais cela en vaut la peine car c’est se donner toutes les chances que la réunion atteigne réellement son objectif.
Bonne semaine.
