La nuisance des jeux de pouvoir en réunion

Le 28 octobre 2019 par Arnaud Pottier autorité communication courage efficacité personnelle gestion du temps réunion

Scène de vie de coach :

J’attends un rendez-vous dans le hall d’accueil de l’un de mes clients. J’ai un peu d’avance et j’ai le loisir d’écouter l’hôtesse répondre au téléphone. Je l’entends dire à son interlocuteur, « malheureusement il est en réunion, je ne peux pas le joindre ».

Depuis le début de l’année, je suis intervenu chez des clients pour qui la multiplicité des réunions est devenue un problème managérial. Les managers se plaignent d’y consacrer trop de temps et de leur manque d’efficacité.

Le paradoxe est que beaucoup regrettent cette situation mais tout le monde continue à aller en réunion comme si de rien était.

Des jeux de pouvoir sont parfois à l’œuvre :

La difficulté est que le poids des habitudes dans le déroulement des réunions est supérieur au bon sens et à la recherche d’efficacité. Par exemple sachant que la réunion ne commencera pas à l’heure prévue chacun arrive à l’heure où il estime que tout le monde sera là. Et comme les estimations sont différentes, les arrivées sont échelonnées.

Un autre usage est la trop grande importance accordée à un « hiérarchique ». Il arrive que l’animateur n’ose pas recentrer une personne sur l’objectif de la réunion parce qu’elle est placée hiérarchiquement au-dessus de lui. Si bien que l’efficacité de la réunion ne dépend plus de son animateur mais du comportement de ce manager.

D’une manière générale, des jeux de pouvoir (entre niveaux hiérarchiques, services, experts…) peuvent prendre le pas sur l’objectif de la réunion. Il est impossible pour un animateur de réunion de lutter contre le poids de ces pratiques s’il n’agit pas avec courage et méthode.

Je remarque parfois dans les salles la présence d’affichettes sur lesquelles on lit quelques conseils pour améliorer l’efficacité des réunions. C’est pour moi une prise de conscience que les réunions, telles qu’elles sont pratiquées aujourd’hui, nuisent à l’efficacité de l’entreprise. Mais il me semble illusoire de penser que ce type de communication soit efficace sans un appui fort du top management.

L’antidote aux jeux de pouvoir :

Moins une réunion est structurée et plus la place est laissée aux jeux de pouvoir nuisibles.

Pour en réduire l’influence, l’animateur doit définir en amont de la réunion un cadre strict. Il est composé de trois éléments que tout le monde connait mais que peu appliquent : l’objectif, l’ordre du jour et l’heure de fin. Je constate que bien souvent l’animateur néglige ces points pourtant indispensables.

De plus, les jeux de pouvoir seront affaiblis voire absents si les participants constatent que l’animateur est capable de faire respecter le cadre. Cela signifie qu’il doit recentrer sur l’objectif de la réunion le cas échéant et faire respecter le timing, en jouant son rôle de régulateur et de facilitateur. Là encore, il doit faire preuve de bienveillance avec les personnes, d’exigence sur le respect du cadre et de discernement pour équilibrer les deux. Qualités indispensables lorsque l’on exerce des responsabilités.

Excellente semaine à chacun et à lundi prochain 9h00.

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